初心者でも失敗しない忘年会幹事成功ガイド

~事前準備→当日進行→二次会まで~

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忘年会の幹事を依頼されたものの、「一体何から準備をすればいいのか分からない」 「忘年会を盛り上げるためには誰に何を頼めばいいのか分からない」と戸惑っている人も多いのではないでしょうか。 特に初めて幹事を依頼された人にとっては、分からないことだらけでしょう。

初心者の場合、忘年会準備のポイントを押さえずに、分からないまま進めてしまうのは危険です。 例えば、準備が足りなかったばっかりに、当日になって会場が狭すぎる、料理が足りない、予算がオーバーしたなどさまざまな問題が発生する可能性があります。

本記事では、忘年会の目的から、事前準備の手順とポイント、当日の進行、トラブル対応法まで、知っておきたい幹事の業務を全て網羅してご紹介します。 参加者が満足し、自分自身のアピールにもつながる忘年会を開催するために、ぜひ本記事をお役立てください。

1. 新入社員は知っておきたい忘年会の目的と幹事の役割

年末に忘年会を開くのはその年の苦労をねぎらうため

忘年会の目的は、年末に宴会を開いて、その年の苦労をねぎらうことにあります。会社関係で行われる忘年会は、主に2つのタイプに分けられます。

<社員の慰労目的>

全社員が参加するもの、部署単位で行われるものなど、参加人数に多い少ないはありますが、社内の人間を対象に行われる忘年会はほとんどが慰労目的です。 福利厚生の一つとして、会社から開催費用が出るケースもあります。会社によっては、一年の業績を振り返る報告会や納会と同時に行われたり、社員同士が感謝を伝える場として企画されたりするケースもあります。

<取引先の接待目的>

取引先の会社に対して、「来年もよろしくお願いします」といった意味を込め、行われるものです。 会社間で声を掛け合う風景もよく見られ、営業担当者などは、連日忘年会が続くケースも少なくありません。 忘年会に対しては、単なる飲み会、仕事の延長戦といった考え方を捨て、開催目的をよく理解した上で企画や準備を進める必要があります。

幹事業務は企画・調整・遂行力が必要!スムーズな進行で評価アップ

「忘年会の幹事業務は仕事ではないから」と、気を抜いていませんか? 上司があなたを幹事に任命するのは、あなたに期待しているからです。 仕事同様の遂行力が求められているともいえ、社内評価に少なからず影響を与える業務と心得ておいた方がいいでしょう。

実際に幹事業務は、日程調整や会場確保、予算、当日の段取りなど、企画力、情報収集力、調整力、業務遂行力が問われる仕事です。 裏を返せば、幹事の役割をスムーズに進行することで、普段の仕事への評価がアップすることにもつながります。ネガティブに捉えずに、腕の見せ所だと前向きに考えて取り組みましょう。

2. キーマンのスケジュールを優先的に。事前準備の手順とポイント

【日程調整&決定】キーマンのスケジュール確認から始めよう

忘年会開催の目的をお伝えしてきましたが、ここからは、社内向けの忘年会を中心に、事前準備の手順とポイントを詳しく見ていきましょう。

最初に決めなければいけないのは、忘年会の日程です。参加人数が多い場合は、1カ月半~1カ月前には日程調整を始めた方がいいでしょう。 日程調整をする上で、最初にやるべきことは「候補日を絞ること」です。 会社全体の繁忙日や幹事である自分が出席できない日、周囲の協力者が出席できない日を外し、4〜5日候補を上げます。

その上で、社長や上司などキーパーソンとなる人物の意向を聞きます。 会社全体の忘年会であれば、社長をはじめ、幹部全員が出席できる日に忘年会を設定しましょう。 部署単位で行う小規模な忘年会の場合は、参加対象者の都合のいい日を事前に聞いて設定する方法もありますが、参加人数が多い場合は、キーマンのスケジュールを優先して、先に日時を決めてしまう方が、スムーズに進められます。

日程を決めたら、参加対象者に忘年会の開催日時を社内メールなどで連絡します。 開催場所や参加費などは決定次第、連絡すること、出欠確認はその際に行うことなども付け加えましょう。

【予算設定】一人4,000円程度が相場。会社からの補助も要確認

参加者の人数を左右する一つの要因となるのが、「予算設定」です。 株式会社リクルートライフスタイルの調査・研究機関が行った「忘新年会についての調査」によると、 2016年12月〜2017年1月の新忘年会の予算は平均4,326円でした。

忘年会の場合、飲食費だけでなくゲームの景品や記念品代なども含めた予算を考える必要があります。 先ほどの平均予算を参考に、会社の忘年会の目的と照らし合わせて予算を組みましょう。前年度の忘年会の予算を聞き、参考にする方法もあります。

また、会社や部署から福利厚生の一環として、補助があるケースもあるため、確認しておきましょう。 参加費の負担が下がることで、参加率が上がります。 同時に参加費は男女別にするのか、役職によって参加費を変えるのか、それとも同額にするのかといった部分にも配慮が必要です。

【会場確保】お店選びは参加者のニーズを汲み取り、事前に下見を行う

参加者の満足度を大きく左右するのが、会場の雰囲気や料理の内容です。 忘年会が成功するかどうかは、「会場選び」にかかっているともいえます。「会場選び」は重要項目だと心得、事前に下見を行うなど、しっかり準備して取り組みましょう。 以下に、会場選びの際に配慮するべきポイントを挙げました。

立地条件

会社から適度な距離にあると、集合しやすく、参加者が増えます。

参加者の年代や男女比

幹事と同世代が多いケースと、上司世代が多いケースでは食事の好みも変わります。男女比によって店の雰囲気やメニューも考慮しましょう。

予算

予算内に収めるため、提示されたコース料金が税抜きか税込みか、サービス料の有無など細かい点も事前に確認しておきます。 支払金額の変動を避けるため、一般的には飲み放題付きが好まれます。

料理の種類

料理やお酒は、可能な限り参加者が満足できるものを選びましょう。好みはさまざまなので、料理のジャンル、お酒のジャンルなどが豊富なお店を選ぶといいでしょう。

飲食のスタイル

座敷や堀座卓、立食、テーブルなどさまざまなタイプがありますが、参加者の服装や年代に合わせて選びましょう。

会場の環境

人数に見合う広さか、個室・半個室どちらか、入り口は分かりやすいか、トイレへの導線はスムーズか、清潔かといった環境面を確認しましょう。

宴会の長さ

2時間制か、延長は可能かを確認しておきます。予定が遅れ気味の際にも安心です。

〈参加者のニーズに応えるため、より細やかな対応を〉

利便性と気楽さから、ついネットで予約してしまいがちですが、忘年会の場所選びは電話がおすすめです。 電話に出るまでに時間がかかったり、対応がぞんざいだったりするお店は、満足なサービスが受けられない 可能性もあります。特に、初めて利用する会場の場合は、下見ができればなおいいでしょう。 導線をイメージしたり、人数と会場の広さが見合っているかを確認したり、また料理の配置など細かな点も質問でき、当日のトラブルを防ぐことができます。

〈飲食店にこだわらず、幅広い観点でのお店選びを〉

忘年会というと、居酒屋やレストランなど飲食店を会場に選ぶケースが多いといえますが、飲食店に絞る必要はありません。 最近は、パーティー会場や宴会場、貸し会議室などを所有している企業が、飲食を含めて提供する貸切パーティープラン忘年会プランなどが増えています。 会場は自分たちで用意し、飲食のみのケータリングサービスやデリバリーサービスを利用する方法もあります。 こういった場所で忘年会を行うメリットは、席が固定ではないため移動がしやすく、いろいろな人と会話しやすいこと、個室貸し切りになるため周りへの気兼ねが必要ないこと、 マイクやプロジェクターなどの設備が豊富なため、司会進行がスムーズになることなど、さまざまあります。

会場の手配、料理の手配に迷ったら、充実した忘年会プランのある「TKPパーティー・懇親会ネット」にご相談ください。
【プランニング①】スピーチや余興など必要に応じて計画を。協力者へは事前の依頼が大切

それでは、ここからは具体的にプランニングをしていきましょう。まずは抜けや漏れがないよう、当日に必要なことを書き出します。 その上で、時間配分と依頼する人を順序立てて考えていきましょう。

<忘年会当日必要なこと>
忘年会の目的により、必要なプランは変わりますが、

・司会
・会計
・乾杯の音頭
・中締めのあいさつ(一次会の締め)

といったプランを基本とした上で、写真撮影の時間や余興の時間を加えておくとよいでしょう。

また、幹事以外の人に会計を頼む、頼まないにかかわらず、いつ回収するかを考えておきます。当日ではなく事前に集めることができればベストですが、 難しい場合は開始前、途中など、具体的に集める時間まで決めておくことが、トラブル防止につながります。

<時間の目安>
ある程度、目安となる時間配分を表にまとめました。

開始開始予定時間から5分以内
乾杯5分
歓談40〜45分
余興10〜15分
歓談40〜45分
写真撮影5分
中締めあいさつ5分
退店5分

幹事は、開始20〜30分前には会場に着いておくようにしましょう。また、退店時は他の人を促し、最後に出るようにしてください。 お店の人には最後にお礼を伝えると、よりスマートです。

<依頼する人・協力者への段取り>
司会やあいさつ、乾杯の音頭を誰に頼むのかといった点は、とても重要です。

開始のあいさつ:最も役職が上の人物
中締めのあいさつ:上から2番目の役職の人物
乾杯の音頭:上から3番目の役職の人物

といった一般的なマナーもありますが、前年度の慣例に従ってもよいでしょう。依頼する際には「何分くらいでお願いします」と、 時間配分を伝えることを忘れないようにしましょう。

<進行表の作成について>
スムーズな司会進行には、進行表の作成が欠かせません。

開会の言葉本日はお集まりいただきありがとうございます。
●●(社名・部署名)の忘年会をこれより始めさせていただきます。司会進行を務めますのは・・・(自己紹介)
あいさつそれでは、最初に●●部長にひとこと、ごあいさつをいただきます。●●部長、よろしくお願いいたします。
あいさつのお礼●●部長、ありがとうございました。
乾杯◯◯さん、乾杯の音頭をお願いいたします。
みなさま、お手持ちのグラスをお持ちの上、乾杯のご準備をお願いいたします。

上記は一例ですが、基本的に「次に、誰が何をするのか」といった紹介、行動(あいさつなど)に対するお礼、 参加者を促す声かけ(乾杯の準備など)、といったセリフを具体的に書いていきます。

【プランニング②】上座・下座の概念を考慮した席次・席順の決め方

新人社員や入社して日が浅い人の場合、「社内の人間関係がよく分からない」「どうやって席を決めればいいか悩む」 といったケースは少なくありません。

上座:入口から最も奥(ただし奥が3列の場合、真ん中・右・左の順番)
下座:最も入り口に近い場所

このように覚えておくと分かりやすいでしょう。和室の場合に限り、床の間の前が上座となることに注意が必要です。 上座に座る順番は、役職の高い順となります。役職を確認し、席順を決めましょう。また、幹事は下座に座ることが基本です。

その上で、以下の点も併せて考えておきましょう。

・人間関係への配慮(犬猿の仲の人物を隣り合わせにしない、男性の中に女性一人といったアンバランスな状態にしない)
・導線への配慮(トイレにスムーズに行けるようにするなど)

同期での忘年会や、本当に親しい関係であれば、こういった配慮は不要です。また、席次決めが難しいと感じたら、 役職付けの方のみ席を決め、後はくじ引きで決めるといった方法もあります。

【案内・リマインドメール】日時・会場・会費の他にキャンセル規定事前共有

忘年会の開催場所と会費が決まったら、プランニングと同時並行で、参加対象者にメールを送る準備を進めましょう。 忘年会の詳細を知らせるリマインドメールには、必要事項を全て書くことが基本です。

・日時
・場所(住所、電話番号、地図など)
・会費と集金方法(事前か後日か。お釣りが不要になるよう頼むことも忘れずに)
・出欠確認の締め切り日
・キャンセル規定

また、メールの場合、一目で忘年会に関する内容であると分かるようにすることも大切です。 【締切◯月◯日】や【要返信】などをタイトルの頭に付ける方法もあります。

以下は、メール文の一例です。

お疲れさまです。◯◯課の●●です。
先日日程をおしらせしました◯◯課忘年会について、
会場および参加費が決まりましたので、改めてご連絡いたします。
下記内容をご確認の上、出欠のご連絡を●月●日までに●●までご連絡ください。
多数のご参加をお待ちしています。不明点がございましたら●●までお問い合わせください。


日時:●月●日 ●時〜
会場:●● (サイトアドレスや住所)
参加費:●●円(当日集めさせていただきますので、お釣りのないようご協力よろしくお願いいたします)

出席のお返事をいただいた後に、仕事の都合などで欠席される場合は、早めのご連絡をお願いいたします。
開催日前日以降のキャンセルにつきましては、キャンセル料が発生するため、ご注意ください。

このように、できるだけ簡潔に、箇条書きなどを用いてメールを作成するようにしましょう。

【コラム】楽しめる余興とは?参加者を楽しませる余興の事前準備

忘年会といえば、余興がつきものといったイメージを持っている人も多いでしょう。 社員の中に、芸達者な人がいる場合は依頼することができますが、そうでない場合、幹事がアイデアを出す必要があります。

ビンゴやじゃんけん大会など、以下のように全員が参加できるゲームを行うことで、場を盛り上げることができます。

利き酒大会

ジェスチャークイズ(チームに分かれ、司会者が出したお題をジェスチャーで伝えます)

絵心クイズ(こちらもチームに分かれ、司会者が出したお題を絵で伝えます)

食事や歓談の時間とのバランスも考え、10〜15分程度のイベント構成を目安にすることをおすすめします。

3. 忘年会をより楽しくスムーズに進めるための当日の流れと注意点

会場には早めに到着してお出迎え。出欠と会費はチェックリストに記入

幹事は、誰よりも早く会場入りしなければいけません。あまり早過ぎても会場に迷惑がかかるため、 20〜30分前を目安に会場入りして、まずはお店の担当者にあいさつをしましょう。

参加者が到着したら、出迎え・席案内・出欠チェックを行います。 到着段階で会費を回収する場合は、スムーズに受け取りチェックできるようにしておきましょう。

また、出席者名簿は必ず印刷し、会費のお釣り用に紙幣や硬貨を準備しておくとより安心です。

同僚や店舗の方へ感謝の気持ちを込めた幹事のあいさつ例

幹事のあいさつは「自己紹介」「忘年会の目的に沿った言葉」「協力者やお店などへの感謝の言葉」の3つで構成するとスムーズです。 またその後、上司があいさつを行うため、できるだけ手短に行いましょう。

本日はお忙しい中お集まりいただき、忘年会にご出席いただきましてありがとうございます。
本日幹事を務めさせていただきます、●●課の●●です。

1年間、本当にお疲れさまでした(1年間の苦労をねぎらう言葉を必ず入れることが大切)。
昨年幹事の●●先輩にも協力していただき、このようなおしゃれなお店にて、開催することができました。
大いに食べて、飲んで、話して、楽しみましょう。

あいさつを行う際には、キーマンがそろっていれば全員がそろっていないとしても、時間が来たら始めるようにします。

進行のコツとは?乾杯・食事・歓談・余興・締めは進行表を見つつテンポよく遅延なく

忘年会に限ったことではありませんが、司会進行はどうしてもやや遅れがちになるものです。 そういった事態を防ぎ、テンポよく進めるための注意点を確認しておきましょう。

  • ・人の名前や役職は、話す前にもう一度確認する(緊張すると間違う可能性がある)
  • ・進行表(タイムスケジュール)を必ず確認しながら、臨機応変にタイミングよく進める
  • ・料理の進み具合や歓談の盛り上がり具合を見て、席移動や余興のタイミングを決める
  • ・ある程度料理が出そろってから余興の時間を設ける
  • ・上司に締めのあいさつを依頼している場合、5〜10分前に一度声をかけておく(突然、振らないように注意)
  • ・会計は入店後すぐに行うのがベストですが、できていない場合、締めのあいさつの前に終わらせておく

また、幹事は自分が楽しむことよりも、周囲が楽しんでいるかを確認することが大切です。 一人でポツンと座っている人はいないか、ドリンクが空になっている人はいないか、料理は順調に出ているかなど、 周りの状況を確認して、問題があればすぐに対応できるよう心掛けましょう。

会計報告から忘れ物チェックや後片付けなどの退店対応も抜かりなく

上司の締めのあいさつが終わっても、幹事の仕事は終わりではありません。

  • ・会計が終了したことを報告
  • ・二次会の場所の案内
  • ・忘れ物がないか最終確認を行う
  • ・酔っている人の介抱を行う
  • ・お店の人にお礼を述べる

ここまで全て終えた後、最後に退店します。

【コラム】上司からご厚志をいただいたら?その時点で報告を

上司が少し多めに会費を出してくれたなど、好意によるお金を「ご厚志」といいます。 ご厚志のお金は、そのままありがたく受け取り、忘年会のあいさつ中に報告するのがマナーです。

ご厚志よりもご芳志の方が改まった言い方になりますが、どちらを使っても構いません。

<ご厚志をいただいたことを報告するタイミング>

必ずしもいつ言わなければいけないといったルールはありません。 最も多いのは、最初のあいさつや乾杯のあいさつの前です。締めのあいさつ前は、場が盛り上がっており、 聞いていない、酔って覚えていないといったケースも考えられるため、できるだけ最初に伝えるようにしましょう。 また、報告する際には、具体的な金額を言わないこともマナーです。

<ご厚志の使い道>

ご厚志は上司の好意であり、何に使っても構いません。一般的には宴会代に還元したり、 二次会費用に使ったりするケースがほとんどです。1万円以上残った際には、来年の忘年会や新年会などに持ち越すとよいでしょう。 その際は、上司に来年の忘年会(新年会)で使わせていただきます、と報告しておきましょう。 次回の幹事にもその旨を忘れずに伝えます。

4. こんなときはどうする?忘年会によくあるトラブルと対処法

酔いや盛り上がりで他のお客さまに迷惑をかけている際の対応

忘年会はお酒を伴うため、企画通りに進んでいたとしても、当日さまざまなハプニングが起こる可能性があります。 あらかじめ起こりうるトラブルに備えておくことで、万が一の際も慌てることなく、対処することができます。

例えば、忘年会の盛り上がりについて。忘年会が盛り上がるのは良いことですが、 盛り上がり過ぎて他のお客様に迷惑をかけてしまってはいけません。声が大きくなっている場合は「盛り上がり過ぎてますよー」などと、 さりげなく注意するようにしましょう。決して「うるさいですよ」「他のお客様にご迷惑です」などといった直接的な言葉は使わないようにしてください。

また、TKPでは貸し切りプランもご用意しております。幹事として気がかりである、 当日の思わぬハプニングに余裕を持ってご対処頂けるように、こちら「貸し切りプラン」も同時にご検討ください。

二次会は予約すべき?二次会を設定した場合の幹事の対応

二次会に関しては、基本的に参加は強制ではありません。一次会の幹事と二次会の幹事が別の人であっても問題はありません。 しかし、二次会の案内まで引き受けておくと、評価が上がる可能性があります。

ただし、二次会の負担が増してしまい、一次会がおろそかになってしまっては意味がありません。 二次会の幹事を楽にこなすためのポイントを以下にご紹介します。

  • ・二次会に使えそうなお店をあらかじめピックアップしておく(一次会の会場からできるだけ近い場所がベスト)
  • ・事前に上司の意向を聞いておく(二次会をするかどうか)
  • ・大勢で二次会に行きたい場合は、一次会中の早い段階で二次会があることを告げる
  • ・逆に、人数を絞りたい場合は締めのあいさつ前に言うなどの時間調整を行う
  • ・幹事は最後の忘れ物確認などを行う必要があるため、同期などに二次会への案内を頼んでおくとスムーズ

強制ではない二次会の案内ですが、スムーズに案内を行うことで幹事力が認められます。一次会に比べると負担が少ないため、あらかじめ下準備をしておくことをおすすめします。

【まとめ】忘年会幹事を成功させるためのポイント

それでは、最後に忘年会幹事を成功させるためのポイントについて振り返っておきましょう。

  • ・忘年会は、事前準備を抜かりなく行うことが成功の秘訣
  • ・幹事業務は企画・調整・遂行力が必要
  • ・参加者の満足度を大きく左右する「会場選び」は、幹事業務の最重要項目
  • ・不安な部分は上司を巻き込んで適切なアドバイスをもらうこと
  • ・幹事の当日の仕事は「気配り」がメイン
  • ・進行表を作成しておくことで、時間配分もスムーズにできる
  • ・二次会は幹事の義務ではないが、案内できると評価が上がる

そもそも、忘年会は一年を振り返り、社員をねぎらったり、感謝の言葉を述べたりする場です。 積極的に参加を考えている人だけでなく、消極的な考えを持っている人にも喜んでもらうにはどうすればいいのか、 どうすればみんなが楽しんでくれるのかといった視点を持つことで、やるべきことも見えてくるはずです。

「来年も幹事をお願いしたい」といった声がかかれば、あなたの幹事力が認められたも同然です。 また、次回別の新入社員が幹事をする場合も、今回あなたが培ったノウハウを伝授することができます。

忘年会の会場選びに迷ったら「TKP パーティー・懇親会ネット」にご相談ください。 貸し会議室や宴会場などのスペースを忘年会やパーティー会場として利用できることをご存知ですか? ケータリングやデリバリーなどを利用することで個室の忘年会会場として使うことができます。

詳しくは「TKP パーティー・懇親会ネット」をご覧ください。

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2. 会議の進行方法・ファシリテーションを学ぶ

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