初心者でも失敗しない忘年会幹事成功ガイド

~事前準備→当日進行→二次会まで~

3. 忘年会をより楽しくスムーズに進めるための当日の流れと注意点

会場には早めに到着してお出迎え。出欠と会費はチェックリストに記入

幹事は、誰よりも早く会場入りしなければいけません。あまり早過ぎても会場に迷惑がかかるため、 20〜30分前を目安に会場入りして、まずはお店の担当者にあいさつをしましょう。

参加者が到着したら、出迎え・席案内・出欠チェックを行います。 到着段階で会費を回収する場合は、スムーズに受け取りチェックできるようにしておきましょう。

また、出席者名簿は必ず印刷し、会費のお釣り用に紙幣や硬貨を準備しておくとより安心です。

同僚や店舗の方へ感謝の気持ちを込めた幹事のあいさつ例

幹事のあいさつは「自己紹介」「忘年会の目的に沿った言葉」「協力者やお店などへの感謝の言葉」の3つで構成するとスムーズです。 またその後、上司があいさつを行うため、できるだけ手短に行いましょう。

本日はお忙しい中お集まりいただき、忘年会にご出席いただきましてありがとうございます。
本日幹事を務めさせていただきます、●●課の●●です。

1年間、本当にお疲れさまでした(1年間の苦労をねぎらう言葉を必ず入れることが大切)。
昨年幹事の●●先輩にも協力していただき、このようなおしゃれなお店にて、開催することができました。
大いに食べて、飲んで、話して、楽しみましょう。

あいさつを行う際には、キーマンがそろっていれば全員がそろっていないとしても、時間が来たら始めるようにします。

進行のコツとは?乾杯・食事・歓談・余興・締めは進行表を見つつテンポよく遅延なく

忘年会に限ったことではありませんが、司会進行はどうしてもやや遅れがちになるものです。 そういった事態を防ぎ、テンポよく進めるための注意点を確認しておきましょう。

  • ・人の名前や役職は、話す前にもう一度確認する(緊張すると間違う可能性がある)
  • ・進行表(タイムスケジュール)を必ず確認しながら、臨機応変にタイミングよく進める
  • ・料理の進み具合や歓談の盛り上がり具合を見て、席移動や余興のタイミングを決める
  • ・ある程度料理が出そろってから余興の時間を設ける
  • ・上司に締めのあいさつを依頼している場合、5〜10分前に一度声をかけておく(突然、振らないように注意)
  • ・会計は入店後すぐに行うのがベストですが、できていない場合、締めのあいさつの前に終わらせておく

また、幹事は自分が楽しむことよりも、周囲が楽しんでいるかを確認することが大切です。 一人でポツンと座っている人はいないか、ドリンクが空になっている人はいないか、料理は順調に出ているかなど、 周りの状況を確認して、問題があればすぐに対応できるよう心掛けましょう。

会計報告から忘れ物チェックや後片付けなどの退店対応も抜かりなく

上司の締めのあいさつが終わっても、幹事の仕事は終わりではありません。

  • ・会計が終了したことを報告
  • ・二次会の場所の案内
  • ・忘れ物がないか最終確認を行う
  • ・酔っている人の介抱を行う
  • ・お店の人にお礼を述べる

ここまで全て終えた後、最後に退店します。

【コラム】上司からご厚志をいただいたら?その時点で報告を

上司が少し多めに会費を出してくれたなど、好意によるお金を「ご厚志」といいます。 ご厚志のお金は、そのままありがたく受け取り、忘年会のあいさつ中に報告するのがマナーです。

ご厚志よりもご芳志の方が改まった言い方になりますが、どちらを使っても構いません。

<ご厚志をいただいたことを報告するタイミング>

必ずしもいつ言わなければいけないといったルールはありません。 最も多いのは、最初のあいさつや乾杯のあいさつの前です。締めのあいさつ前は、場が盛り上がっており、 聞いていない、酔って覚えていないといったケースも考えられるため、できるだけ最初に伝えるようにしましょう。 また、報告する際には、具体的な金額を言わないこともマナーです。

<ご厚志の使い道>

ご厚志は上司の好意であり、何に使っても構いません。一般的には宴会代に還元したり、 二次会費用に使ったりするケースがほとんどです。1万円以上残った際には、来年の忘年会や新年会などに持ち越すとよいでしょう。 その際は、上司に来年の忘年会(新年会)で使わせていただきます、と報告しておきましょう。 次回の幹事にもその旨を忘れずに伝えます。

4. こんなときはどうする?忘年会によくあるトラブルと対処法

酔いや盛り上がりで他のお客さまに迷惑をかけている際の対応

忘年会はお酒を伴うため、企画通りに進んでいたとしても、当日さまざまなハプニングが起こる可能性があります。 あらかじめ起こりうるトラブルに備えておくことで、万が一の際も慌てることなく、対処することができます。

例えば、忘年会の盛り上がりについて。忘年会が盛り上がるのは良いことですが、 盛り上がり過ぎて他のお客様に迷惑をかけてしまってはいけません。声が大きくなっている場合は「盛り上がり過ぎてますよー」などと、 さりげなく注意するようにしましょう。決して「うるさいですよ」「他のお客様にご迷惑です」などといった直接的な言葉は使わないようにしてください。

また、TKPでは貸し切りプランもあります。幹事として気がかりである、 当日の思わぬハプニングにも余裕を持って対処できるように、こちら「貸し切りプラン」も同時にご検討ください。

二次会は予約すべき?二次会を設定した場合の幹事の対応

二次会に関しては、基本的に参加は強制ではありません。一次会の幹事と二次会の幹事が別の人であっても問題はありません。 しかし、二次会の案内まで引き受けておくと、評価が上がる可能性があります。

ただし、二次会の負担が増してしまい、一次会がおろそかになってしまっては意味がありません。 二次会の幹事を楽にこなすためのポイントを以下にご紹介します。

  • ・二次会に使えそうなお店をあらかじめピックアップしておく(一次会の会場からできるだけ近い場所がベスト)
  • ・事前に上司の意向を聞いておく(二次会をするかどうか)
  • ・大勢で二次会に行きたい場合は、一次会中の早い段階で二次会があることを告げる
  • ・逆に、人数を絞りたい場合は締めのあいさつ前に言うなどの時間調整を行う
  • ・幹事は最後の忘れ物確認などを行う必要があるため、同期などに二次会への案内を頼んでおくとスムーズ

強制ではない二次会の案内ですが、スムーズに案内を行うことで幹事力が認められます。一次会に比べると負担が少ないため、あらかじめ下準備をしておくことをおすすめします。

【まとめ】忘年会幹事を成功させるためのポイント

それでは、最後に忘年会幹事を成功させるためのポイントについて振り返っておきましょう。

  • ・忘年会は、事前準備を抜かりなく行うことが成功の秘訣
  • ・幹事業務は企画・調整・遂行力が必要
  • ・参加者の満足度を大きく左右する「会場選び」は、幹事業務の最重要項目
  • ・不安な部分は上司を巻き込んで適切なアドバイスをもらうこと
  • ・幹事の当日の仕事は「気配り」がメイン
  • ・進行表を作成しておくことで、時間配分もスムーズにできる
  • ・二次会は幹事の義務ではないが、案内できると評価が上がる

そもそも、忘年会は一年を振り返り、社員をねぎらったり、感謝の言葉を述べたりする場です。 積極的に参加を考えている人だけでなく、消極的な考えを持っている人にも喜んでもらうにはどうすればいいのか、 どうすればみんなが楽しんでくれるのかといった視点を持つことで、やるべきことも見えてくるはずです。

「来年も幹事をお願いしたい」といった声がかかれば、あなたの幹事力が認められたも同然です。 また、次回別の新入社員が幹事をする場合も、今回あなたが培ったノウハウを伝授することができます。

忘年会の会場選びに迷ったら「TKP パーティー・懇親会ネット」にご相談ください。 貸し会議室や宴会場などのスペースを忘年会やパーティー会場として利用できることをご存知ですか? ケータリングやデリバリーなどを利用することで個室の忘年会会場として使うことができます。

詳しくは「TKP パーティー・懇親会ネット」をご覧ください。

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