ケータリングとは?
幹事の悩みを解決する、ケータリングの利用方法を徹底解説

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ケータリングとデリバリー、この2つの言葉について同じような印象を持っている人は多いのではないでしょうか。 実際に幹事として社内行事やパーティーなどで利用する場合には、ケータリングとデリバリーの 違いを知っておく必要があります。

違いを知らずに利用することで、「ケータリングだと思っていたら、デリバリーだった」 「想像していたサービスを受けることができなかった」などのトラブルが発生する可能性もあります。

本記事ではケータリングとデリバリーの違い、ケータリングの利用の流れや申し込み方法といった基本部分から、 幹事として必ず押さえておきたいゲストへの気配りのポイントまで、詳しくご紹介します。

1. ケータリングの利用方法を徹底解説

ケータリングとデリバリーの違いとは

イベントが多様化することにより、さまざまなシチュエーションで料理のサービスを求められるようになりました。混在しやすいケータリングとデリバリーの違いについて、見ていきましょう。

デリバリー=料理の配達のみ

調理された料理を指定の場所に届けるサービスです。料理は、使い捨ての大皿などに盛られ、 一般的に取り分け用の紙皿や紙おしぼり、割りばしなどがサービスで付きます。配達のみのため、 会場の準備や料理のセッティング、後片付けなどは幹事や参加者が協力して行わなければなりません。

ケータリング=出張ビュッフェ

料理を指定の場所に届け、固形燃料や湯せんなどを使って温かい状態で提供するサービスです。 デリバリーとの大きな違いは、料理の提供だけでなく、テーブルコーディネイトなど会場のセッティングから 撤収まで全て専門のスタッフが行うため、幹事や参加者が準備や後片付けに手をわずらわされることがありません。 シェフなどが会場に常駐し、目の前で調理をするサービスなどを提供する場合もあります。

ケータリング利用のメリット。シーンに合ったプランを選ぶだけで準備も後片付けもお任せできる

ケータリングの「cater」には、料理をまかなう、提供する、満たすなどの意味があります。 料理とともに、さまざまなサービスを提供することを指します。

料理のセッティングから後片付けまで全てお任せ

食事の準備、テーブルセッティング、会場の装飾、照明、さらにパーティー終了後の後片付けや掃除まで、 さまざまなサービスを行っているため、幹事は準備に時間を取られることなく、自分の仕事を全うできます。 また、会場の装飾に関しても、ゲストの年齢層や参加目的に応じて好まれる雰囲気は変わります。 シーンに合ったプランを選ぶことで、オフィスの会議室などが素敵なパーティー会場に早変わりします。

専任スタッフが付くことも。パーティー中の気配り

幹事は、進行に加え、ゲストの様子や会場の雰囲気に気配りをする立場のため、 食事の進み具合や空いたお皿などの様子にまではなかなか目が届きにくいものです。 ケータリングのサービス内容は業者によりさまざまですが、会場にスタッフが常駐して、 パーティー中の配膳やおもてなしなどに配慮してくれるケースもあります。

TKPでは、少数の宴会から大型イベントまでさまざまなパーティーに対応できるケータリングサービスを用意しています。 会場探しのサポートに加え、専用スタッフが常駐して料理の取り分けからお皿の交換、 後片付けまで、パーティー全体のお手伝いを行うため、幹事の手間がなく、ゲストの満足度が高いパーティーや 会合を開くことができます。

2. ケータリングを手配する方法は?申し込み方法と当日の流れ

ケータリングの依頼方法と申し込みの流れ

便利なケータリングを手配するには、どのような手続きを取ればよいのでしょうか。 ここからは、ケータリングの申し込み方法についてTKPのパーティープランを例にご紹介しましょう。

1.プランを選ぶ

最初に、どういったパーティー、会合を開くのか、具体的なイメージを描くことが大切です。 ゲストのニーズや開催目的に加え、重視したい項目を列挙しましょう。食事メニュー、予算、日程、会場は、 通常重視されることが多い項目です。

2.会場を選ぶ

会場が決まっていない場合は、ケータリングが利用できる会場を併せて選びましょう。「TKPパーティー・懇親会ネット」には、 会場とケータリングが含まれたお得なプランが、「TKP貸会議室ネット」には、会議から付随したサービスまで、 よりお得にケータリングを利用できる会場が掲載されています。

3.申し込み・打ち合わせ

プランを選択、会場を選んだ後は、プランや要望を伝えます。

4.入金

指定金額を入金します。

5.予約確定

入金確認後、予約が確定します。(ご注文の受付期日は、5営業日前午前中までに。 人数(数量)の確定は3営業日前午前中までに必要です)

6.パーティー当日

専門スタッフが指定時間までに会場、食事のセッティングを行います。 コース料理の場合はお料理の提供もスタッフにお任せください。またビュッフェ、 コース共に空いた食器を下げたり、グラスの交換をしたりといった作業は全てスタッフが行い、 ゲストや幹事がパーティーに集中して楽しめる環境を作ります。

7.パーティー終了

食事や会場の片付けは、全てスタッフが行うため、お客さま側の負担は一切ありません。

当日のタイムスケジュールは?準備から撤収までを解説

ケータリングスタッフによるセッティング

会場のセッティングに関しては、全てケータリングスタッフに任せることができます。 ただし、セッティング中も幹事は会場に滞在し、依頼した通りにセッティングができているか、 随時確認しておくことをおすすめします。おおよそ1時間前に会場入りしておくとよいでしょう。 開始時刻に合わせたセッティングを依頼することができるため、朝から、昼からといった要望も可能です。

パーティー開始〜終了

通常パーティーのプランは、2時間を基本としています。パーティー会場内でのサービスに関しては、 ケータリング業者によって違うため確認が必要です。

パーティー終了後

全てのゲストが退場した後、ケータリングスタッフによる後片付けが始まります。 幹事はゲストの忘れ物がないかなどの確認をし、2次会に合流することもできます。 最終的な後片付けまで確認したい場合は、おおよそパーティー終了から1時間を想定しておくとよいでしょう。

ケータリングスタッフが対応するサービス内容について

ケータリングを利用する大きなメリットは、デリバリーにはない、独自のサービスにあります。 会場のセッティングや片付けはもちろん、最大のポイントはゲストに対するおもてなしです。

また、ゲストの満足度の鍵を握るのは、幹事の進行に加え、 シチュエーションやニーズに合わせた料理の質や雰囲気づくりと考えられます。

TKPのパーティープランの場合、面倒なセッティングは不要です。 会議やセミナー後にお客さまをおもてなしする際、その場をパーティー会場に変更、 または別の部屋に準備し部屋を移動するだけなど、効率的に行えるようスタッフがお手伝いします。

全て貸切り会場で行うため、周りに気兼ねなくお楽しみいただけるのも特徴です。 他のお客さまとの接触がないため、生演奏による楽器演奏、マジックショー、全員参加の抽選会、 鏡開きなど、さまざまなニーズに対応が可能です。

3. 予算や人数、ゲストに満足してもらえるケータリングサービスの選び方

申し込みの期日までに決めることは?日程・予算・人数・会場・お料理のコース

ケータリングサービスの手配についてお分かりいただけたかと思います。 ここでは、実際に予約を入れる前に、幹事側が押さえておくべきポイントについてご紹介します。

申し込み前の準備では、ゲストに満足してもらうためにはどうすれば良いかという点を念頭に置いて 計画を立てることが大切です。準備の工程別にポイントを確認していきましょう。

日程の決定方法について

全員が参加できる日程がベストですが、なかなか難しいでしょう。会社全体の繁忙日や幹事である自分が 出席できない日を除き、社長や上司など格上の人が出席できる日を数日、候補日として挙げましょう。

予算の決定方法について

パーティーが、忘年会や新年会など余興の意味合いを含む場合、「料理代=予算」にはなりません。 記念品、ゲーム、景品、会場費、必要な備品のレンタル代といった必要経費を全て書き出した上で、 予算を決めましょう。

人数の決定方法について

出欠をとる方法として、最も便利な方法がメールの活用です。その際、特に注意が必要なのが次の2点です。

・1週間程度の回答期限を設ける
・回答を他の人も確認できる状態にする

ケータリングを利用する場合、人数の連絡は必須です。回答期限を設けることで幹事は「締め切り近くですが…」と、 催促しやすくなります。また、ゲストの出欠を一覧にして共有すれば、ゲスト同士で声を掛け合ってもらえるということが 期待できます。

会場選びのポイント

会場を選ぶ際のポイントは、人数やパーティーの内容に合わせた場所を選ぶことに尽きます。 また利便性も忘れてはいけません。場所選びは、幹事を悩ませることが多いものですが、 ケータリングサービスであれば、会社の会議室をパーティー会場に変貌させることも可能です。 就業後、外に出ることなくパーティーを開始できるため、参加者が減る心配もありません。 また、会社近くのホテルの会議室をパーティー会場らしく華やかにセッティングすることも可能です。

お料理のコース選びのポイント

ゲストの満足度を大きく左右するのが、料理です。第一印象で、特に見た目の華やかさは重視することをおすすめします。 取り分けがしやすく、気軽に食べられるもの、食べやすいものという観点も大切です。 また、女性が多いのであればデザートを充実させる、アルコールを嗜む人が多いのであれば、 お酒の種類を増やすといった工夫もよいでしょう。

特別な料理のリクエストの対応は?ハラルメニューなどゲストの事情に対応

「ハラル(ハラール)食材」「ハラル(ハラール)メニュー」といった言葉をご存知でしょうか。 ハラルにはイスラム教徒の人々が合法的に食べることができるといった意味があります。 また、ヴィーガンやベジタリアンのような思想、子どもやお年寄りなど年齢によっても、 食べることができるメニューは大きく変わるものです。

せっかくパーティーに参加したにも関わらず、食べられるメニューがないのはゲストにとって大変辛いことです。 参加するゲストの国籍や年齢はもちろん、個別に配慮すべき事情の有無についても、幹事として確認しておきましょう。

ケータリングサービスを選ぶ際にも、どこまで配慮が可能かどうか、希望料理の要望に応えてくれるかどうかを確認する ことが大切です。多国籍のゲストが参加するパーティーや親子参加の企業イベントなどの経験があるケータリング会社 であればより安心といえます。

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