初めてでも安心。送別会幹事・新歓パーフェクトガイド

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会社の送別会や大学のサークルやゼミなどの新歓の幹事を依頼された際に、何から始めればよいのか戸惑いますよね。
準備不足で送別会や新歓の進行が滞ることや、上司や主賓に不愉快な思いをさせてしまう、新入生が楽しめないなどは避けたいところです。

そこで、幹事になったらすぐやるべきことや、当日のシナリオの例文、送別会と壮行会の違いについて紹介します。
参加者全員が満足でき、主賓を気持ちよく送り出せるような送別会、主賓である新入生が大学やサークル、ゼミなどになじめるような新歓にしましょう。また、メールやシナリオの例文はビジネス向けのため、会の雰囲気に合わせた文面にすると印象がよくなります。

1. 送別会・新歓の幹事になったらすぐやるべきこと

送別会や新歓の幹事をすることになったら、早急に「日程調整」や「会場選び」を行う必要があります。

日程調整:まず主賓と上司の予定を押さえて複数日ピックアップ

送別会や新歓の幹事になったら、例年どのように日程調整を行っているか先輩や上司、ゼミの教授などに確認します。次に、主賓と上司が参加可能な日をピックアップしましょう。主賓と上司は必ず送別会や新歓に参加できるよう、優先的に予定を確保する必要があります。その予定に合わせて、できるだけ多くの方が参加できるように調整し、業務や授業への影響が少ない日を選びます。特に大学生の新歓では、アルバイトなどで予定が埋まってしまったりドタキャンしてしまったり、参加人数の把握が難しいことがあるため、早めに日程調整を行い、確実に参加できる人数を確保できるよう調整しましょう。出欠確認や日程調整には、メールなどのWEBツールを活用することをおすすめします。 また、送別会が多い3月と会社の新歓は時期が近いので、可能であれば日程調整や会場選びなど一緒に準備を進めると効率的です。

件名:【日程調整 今週中に返信ください】○○さんの送別会日程について

各位

お疲れ様です。田中です。
このたび○○さんのご退職に伴い、送別会を企画しております。
つきましては、12月●日~12月■日のご都合はいかがでしょうか。
いずれも午後7時開始を予定しております。

お手数ですが、今週中に、ご参加可能な日をお知らせいただけると助かります。
皆様のご予定を踏まえ、日程やお店が決定次第、改めてご連絡いたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

幹事:田中太郎
携帯:090-xxxx-xxxx

会場選び:迅速に動いて激戦を制する。希望を聞くことも忘れずに

会場は主賓を始めとする参加者が満足できるお店を確保するために、早めに予約しましょう。なるべく主賓の希望に沿うようにすることがポイントです。未成年やお酒が得意ではない参加者が多いときは、料理やノンアルコールメニューが充実しているお店を選択すると満足度があがります。また、前回の幹事の話を聞き、予算の目安をたてるのもよいでしょう。次に、会場の下見をします。お店の雰囲気・アクセスなどの良し悪しや、参加者数に対して部屋やテーブルの大きさが適切かを確認します。さらに、席次や当日の進行シミュレーションを行っておくとよいでしょう。最後に、二次会に使えそうなお店や、そのお店が当日に予約が取れるかを確認しましょう。
「日程調整」と「会場選び」が終了したら、次は、送別会・新歓の準備を行います。

送別会・新歓の準備を始める

事前の準備として、「会費の設定」「案内・出欠確認」「挨拶の依頼」が不可欠で、送別会には「記念品の準備」も追加で必要になります。幹事の仕事は細かいものが多いため、効率的に行いましょう。

会費を決める:プレゼント代も含めて

徴収後の不足を防ぐために、会費はプレゼント代などを含めた適切な金額を設定します。原則として、主賓からは会費を徴収しません。年齢や役職によって会費が異なるため、前の幹事に確認しておくとよいでしょう。
トラブルや徴収漏れを防ぐために、会費は必ず前日までに徴収しておきます。会費を事前徴収する際には、下記の例を参考にして主賓以外の参加者にメールを送ります。主賓から会費について尋ねられたら、「ご招待ですからいただきません」とお伝えしましょう。また、親睦会費を定期的に集めている会社は、その点も考慮して送別会や新歓の終了後に会計報告を行います。

件名:【会費の事前徴収のお願い】○○さん送別会のご案内

各位

皆様、日々の業務お疲れ様です。
○○さん送別会の件につきまして、事前に会費を集めさせていただきたいと思います。
12月▲日に幹事が集金にまいりますので、ご準備のほどお願いいたします。

なお、送別会は予定通り下記の要領にて実施いたします。

1.日程 12月■日(金)
2.時間 19:00~21:00
3.場所 居酒屋『●●』
      住所:
      電話番号:
      地図:(Googleマップ等のURL)
4.会費 5,000円

すでに参加希望をいただいている方で、急遽ご都合が悪くなられた場合は、12月●日までに、当メールの返信か口頭で幹事までお知らせください。
当日のキャンセルは返金ができませんので、ご留意くださいますようお願いいたします。

幹事:田中太郎

案内&出欠確認:メールや調整ツールをうまく使って

案内・出欠確認は、ミスなくスムーズに行えるように、メールや日程調整ツールを活用しましょう。ただし、主賓や役職の高い方、ゼミの教授などには、コミュニケーションを円滑にするためにも直接予定を聞きに行く方が望ましい場合もあります。
優先順位の高い主賓や上司などが参加できる候補日が決まったら、参加者の出欠確認をしましょう。出欠確認メールに記載する内容は、事前に書き出しておくなど記載漏れを防ぐような心配りが必要です。日程調整ツールを用いる場合は、下記の例文を参考にしてください。

件名:【出欠確認】○○さん送別会のご案内

各位

お疲れ様です。
このたび、○○さんご退職により、下記の通り送別会を開催します。

1.日時:12月■日(金)19:00~
2.場所:居酒屋『●●』
3.参加費:5,000円
4.出欠のご回答はこちらから 調整ツール(URL)

出欠のご回答は、12月●日までに上記URLよりご登録をお願いいたします。
会費は後日幹事より集金します。よろしくお願いいたします。

また、参加者が送別会や新歓の日程を忘れてしまうことや当日キャンセルを防ぐために、開催日前にリマインドメールを送付しましょう。

・開催の3日前

件名:【再送】○○さん送別会のご案内

各位

お疲れ様です。
先日ご案内しました送別会の開催日が近づいてまいりましたので、参加者の方々に改めてご連絡しております。

日時:12月■日(金)19:00~
会場:居酒屋『●●』(URL)
参加費:5,000円

万が一ご都合が悪くなってしまった場合は、お手数ですが本日中に田中(幹事)までご連絡ください。
明日以降のキャンセルは、会費が発生してしまいますのでご了承ください。
よろしくお願いいたします。

・最終版(当日/前日)

件名:○○さん送別会のご案内

各位

お疲れ様です。
いよいよ明日(本日)、送別会になります。

日時:12月■日(金)19:00~
会場:居酒屋『●●』(URL)
参加費:5,000円

お忙しいとは思いますが、開始時間に間に合うように来ていただけると助かります。
もし道に迷われたりした場合は、田中(090-xxxx-xxxx)までご連絡ください。
それでは明日(本日)よろしくお願いいたします。

記念品の準備:通例を事前にチェック

送別会で主賓に喜んでもらえる記念品を準備するためには、通例の予算がどのくらいか前の幹事に聞いておきましょう。記念品は、主賓の状況や役職を把握して選びます。また、持ち運びに困らない重さや大きさのものにするよう配慮しましょう。
中には送別品として贈ってはいけないとされているものもあります。ハンカチ(手巾=手切れ)や靴下(下に身に着けるもの=踏みつける)、花束の本数や花の種類(不吉な連想につながるもの、数字)などタブーなものもあるため、注意が必要です。主賓が好むデザインや色を事前にリサーチしておくことをおすすめします。

挨拶の依頼:人選のセオリーとは

挨拶を依頼する際は、マナーと通例に従って事前に行う必要があります。挨拶は送別会・新歓の雰囲気づくりに重要なため、適した役職者を選びましょう。
人選は、会社やゼミ、研究室などの通例に従うのが無難なため、前回の幹事に相談することが望ましいです。適した方が見つかったら、送別会・新歓の趣旨と何分程度でお願いしたいかを伝えた上で依頼をしましょう。また、挨拶することを忘れていないか、前日や当日に再度確認することもおすすめします。

件名:【ご挨拶のお願い】〇〇さん送別会のご案内

△△部長
お疲れ様です。(営業部の)田中です。

すでにご承知の通り、営業1課の〇〇さんが12月末日で退職されることになりました。

つきましては、12月■日(金)に送別会を開催いたします。
ご多忙中とは存じますが、ぜひともご出席くださいますようお願い申し上げます。

また、重ねてのお願いで恐縮ですが、10年にわたって弊社の営業一筋にがんばってこられた〇〇さんに△△部長より一言、労いのお言葉をいただけますと幸いです。
送別会の宴席にて締めの挨拶を3分程頂戴したく存じます。

何卒ご快諾いただけますようお願い申し上げます。

1.日程 12月■日(金)
2.時間 19:00~21:00
3.場所 居酒屋『●●』
      住所:
      電話番号:
      地図:(Googleマップ等のURL)
4.会費 5,000円

幹事:田中太郎

ここまで送別会・新歓の準備について説明しました。次に、当日に述べる幹事の言葉の例文を紹介します。

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