初めてでも安心。送別会幹事・新歓パーフェクトガイド

送別会・新歓当日のシナリオを組み立てる【例文付き】

送別会のシナリオを組み立てると滞りなく進行できます。例文を参考にして、主賓や参加者が楽しめるように、心を込めて挨拶の言葉を述べましょう。

開会の挨拶

定刻になったら開会宣言を行い、初めの挨拶につなぐことで送別会・新歓をスムーズに開始させます。開会宣言は手短に留めて、初めの挨拶は依頼する際に具体的な時間を伝えておくとよいでしょう。長すぎる挨拶は進行にも影響してしまいます。
また、通常の会費以外に支援金をいただくご厚志は、乾杯の前に紹介するのが一般的です。主賓から会費をいただいた場合は、ご厚志として紹介します。紹介するときは、役職が上の方から失礼のないように行い、後日お礼のメールを送付します。金額に触れるのはマナー違反になるので注意しましょう。

・開会宣言

「本日はお忙しいところお集まりいただき、ありがとうございます。ただ今から、(株式会社×××社×××部、)○○さんの送別会を始めたいと思います。」
「これより、○○さんの送別会を始めます。」
「これより、××大学××××サークル(ゼミ)の歓迎会を始めます。」

・初めの挨拶

「それでは、▲▲(役職名)より、一言ご挨拶をいただければと思います。▲▲(役職名)、よろしくお願いいたします。」
「まず始めに▲▲(役職名)より、一言ご挨拶をいただきます。」
「▲▲(役職名)、ありがとうございました。」

・ご厚志の紹介(主賓から)

「主賓の方よりご厚志をいただいておりますので、この場にてご紹介いたします。ありがとうございます。」

・ご厚志の紹介(複数名)

「ここで、本日ご厚志を頂戴しておりますのでご紹介させていただきます。○○社長、△△部長、××さん…ありがとうございます。」
「○○様からご厚志をいただきました。ありがとうございます。」

乾杯の挨拶

始まりの挨拶が終了したら、乾杯の挨拶で送別会・新歓の場を盛り上げます。ドリンクが行き渡ってないと場が白けてしまう可能性があるので、手早く行き渡るように早めに手配をしておきましょう。

・乾杯前

「ここで○○○(役職名)に乾杯の音頭を頂戴したいと思います。皆さま、グラスにお飲み物をご用意ください。それでは○○○(役職名)お願いいたします!」

・乾杯後

「それでは皆さま、△△△(主賓)を囲んで、しばしご歓談をお楽しみ下さい。」

歓談&会食タイム

乾杯の挨拶が終了したら、主賓や参加者が楽しんでいるか気を配りつつ、歓談や食事の時間を設けます。飲み物や料理が行きわたっているか気を配りましょう。
新歓の場合は、歓迎される側の挨拶(自己紹介)を設け、会になじめるようにします。記念品の贈呈などはないため、このまま締めの挨拶まで進めましょう。

代表による贈る言葉

送別会の場合、歓談には時間を設けてメリハリを持たせます。主賓と最も接点の多い人から贈る言葉をいただきましょう。

・代表による贈る言葉

「それでは、ここで▲▲(役職名)より、一言ご挨拶をいただければと思います。▲▲(役職名)、よろしくお願いいたします。 」
「▲▲(役職名)、ありがとうございました!」

・はなむけの言葉

「お食事中ではございますが、ここで×××部の皆さまから、○○さん(主賓)へはなむけの言葉を一言ずついただきたいと思います。」

記念品の進呈

贈る言葉をいただいた後、記念品や花束の進呈に移り、送別側からの感謝の気持ちを伝えます。記念品や花束は、当日に慌てないためにも、事前に準備して会場に預けるなどしておきましょう。

「続きまして、営業部一同より、○○さん(主賓)へ記念品と花束を用意いたしました。□□さん、お願いします。」

送られる側(主賓)の挨拶

記念品や花束を進呈後は、主賓の挨拶に促します。送別会のクライマックスになります。

「○○さん(主賓)、最後に一言お願いします。」

締めの挨拶

送別会・新歓を終了するため、締めの挨拶をお願いします。時間内に送別会や新歓が終わるようにしましょう。手締めの場合は、終了後に「ありがとうございました」と言い、その後の閉会の挨拶は不要です。

「本日最後に、▲▲(役職名)より、締めのご挨拶をお願いいたします 。」
「本日はお忙しい中お集まりいただきありがとうございます。それでは、締めのご挨拶を▲▲(役職名)にお願いいたします。」

閉会の挨拶

手短な挨拶で送別会・新歓を終了します。参加者の忘れ物などの確認を行い、全員が店を出るのを待ちましょう。
二次会は事前にお店を押さえておきます。スムーズに二次会へ移るために、早めの誘導と一次会の会計は迅速に済ませておきましょう。

「宴もたけなわではございますが、本日はここでお開きとさせていただきます。○○さん(主賓)、皆様ありがとうございました。」
「宴もたけなわですが、会場のお時間も迫っていますので締めさせていただきます。本日は大変お忙しい中、○○さんの送別会(新歓)にお集まりいただき誠にありがとうございました。」

お礼のメール(翌日対応)

無事に送別会や新歓が終了したら、まわりでサポートしてくださった方々にお礼のメールを送ります。参加者全員に送る内容は一斉メールでかまいませんが、挨拶やご厚志をいただくなど特にお世話になった上司には個別メールや直接感謝の気持ちを伝えましょう。お礼メールは後回しにせず、翌日の朝一番に伝える方がよいでしょう。

件名:○○さん送別会のご出席とご厚志のお礼

△△部長

お疲れ様です。
昨日はお忙しい中、送別会にお越しいただき、ありがとうございました。
また、△△部長からご厚志をいただき、歓談の際には業界に関する有意義なお話を伺うことができ、大変勉強になりましたことを重ねてお礼申し上げます。
いつも我々、中堅社員のことを気にかけてくださっていること、本当に感謝しています。
今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
失礼ではありますが、取り急ぎメールにてお礼申し上げます。

幹事:田中太郎

送別会・新歓当日からお礼メールで使える例文を紹介しました。次に、送別会を開く前に知っておきたい「送別会」と「壮行会」の違いについて解説します。

【コラム】送別会と壮行会はどう違う?

送別会と壮行会の違いを正しく知って、主賓に失礼のないようにしましょう。
「壮行会」とは、前向きな理由で異動や出張、海外赴任になった方のために開きます。会社を辞めるのではなく、その会社に属しながらさらなる活躍をする場合に開かれるため、応援や励ましの意味が込められています。一方、「送別会」は転職や退職する方、即ち、会社を辞める方のために開きます。「壮行会」と「送別会」、どちらも「送り出す」意味を持ちますが、前者は「(会社に属したまま)旅立つ人」、後者は「(会社を辞めて)別れる人」というように、送り出す方の対象が異なります。

まとめ

送別会や新歓の幹事を任されたら、まずは主賓と上司の予定を最優先にした日程調整を行い、会場を早めに予約しましょう。送別会・新歓の準備に必要な「会費の設定」「案内・出欠確認」「挨拶の依頼」などはメールやWEBツールを活用して、正確に行うことが重要です。当日は、滞りなく進められるようにシナリオを組み立てておきましょう。これらのポイントを押さえて、参加者全員が主賓を楽しませられるような会にできるとよいですね。

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