【懇親会のマナー】親睦会との違いは?
案内状の作成~お礼まで詳しく解説

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「懇親会」と「親睦会」は字面からも似た印象を受ける言葉ですが、実際には目的や求められるマナーが異なることをご存知でしょうか。 本来の意味について理解している人はそれほど多くありませんが、意味や目的が曖昧なまま参加してしまうと、思わぬ失敗につながる可能性もあります。

特に幹事を務める場合は、意味や目的を取り違えてしまっては問題です。 懇親会独自のマナーについても、事前に理解しておかなくてはなりません。 そこで今回は、懇親会の意味や目的について正しい理解を深めると共に、案内から当日の進行、お礼までの一連の流れについて詳しく紹介します。 幹事、参加者の両面から、懇親会を理解し満喫できるよう、ぜひ本記事をお役立てください。

1. 「懇親会」「親睦会」「懇談会」の意味の違いと使い分け

【懇親会】これから打ち解けて親しくなる会に

懇親会とは、同じ組織や集団に属している、目的を同じくしているといった共通点がある人たちがより親睦を深めるために行う会を意味します。 例えば、同じ会社の他部署との交流、異業種交流会、PTA会の集まりなども懇親会に含まれます。 「現在はあまり親しくない関係の人たちが、これから打ち解けるための会」と考えるとわかりやすいでしょう。 単に交流するだけでなく、情報交換が目的のこともあります。

【親睦会】企業や組織など、交流をより深めたいときに

親睦会とは、現在すでにある程度の関係性がある状態の人たちが集まり、より交流を深めるために行う会を意味します。 同じ組織や同じ部署に属する人たちや、サークル内のメンバーが集まり行われる飲み会などは、親睦会にあたります。 親睦会は初対面の人同士が集まる会ではないため、催し物や宴会芸などが取り入れられるケースも少なくありません。 懇親会、親睦会ともに、言葉の意味としてはそれほど大きな違いはありません。集まる人たちの関係性や目的に応じて使い分けるとよいでしょう。

【懇談会】テーマについて打ち解けて話し合う場を設けるときに

上記で説明した懇親会、親睦会は、集まる人たちの関係性に違いはあるものの、基本的には交流を目的とした会です。 ただし、「懇談会」の場合は懇親会以上に公的であり、テーマに沿って話し合うことを目的とします。 保護者懇談会や、国や行政のあり方を話し合う会、同じ境遇の人がテーマに基づき集う会などが挙げられます。 ただ、会議や打ち合わせのようなかしこまった雰囲気はなく、承認などを求めることはありません。

2.懇親会の案内状作成マナーと書き方

前述のように、会の名前によってそれぞれ異なる目的と意味があります。ここからは、懇親会の意味を踏まえ、懇親会の案内状作成マナーと書き方について紹介します。

案内状を作成するときのマナーと記載すべき内容

最初に、懇親会の案内状を作成するときに必要な最低限のマナーについて見ていきましょう。

案内状を出す時期

相手のスケジュールを考慮するためにも、1〜2カ月前には案内状を出しましょう。遅くとも2週間前には出すことがマナーです。

開催目的

開催する懇親会の趣旨・目的は一体何でしょうか。参加者同士の交流や情報交換、日頃の労をねぎらうといった具体な内容を書いておくことが、参加率を上げるコツです。

明記すべき内容

案内状を作成する目的は、「懇親会の開催を知らせること」「出席の可否を伝えてもらうこと」の2点です。その2点をクリアするためにも、最低限次の内容は入れるようにしましょう。

  • 開催日時
  • 開催場所(地図やGoogleマップのURLなどもあると親切)
  • 会費(金額に加え、当日か、事前改修かなど集め方も記載)
  • 出欠の締め切り
  • キャンセル規定
  • 問い合わせ先(質問などがある人に対して)

ビジネス向け案内状・メールの例

ビジネス向けの案内状・メールを作成する場合も、前述のように「開催目的」「明記すべき内容」を必ず入れましょう。

社内向け懇親会案内のメール例文

社内向けのメールの場合は、「拝啓」から始まる前文を省略しても構いません。

①日々の業務、お疲れ様です。
②新年度を迎え、新たな気持ちで業務に取り組まれていることと思います。
(など、時候の挨拶や、ねぎらいの言葉などからスタートし、本題に入ります。)

つきましては課内の親睦を深めるため、下記日程にて懇親会を開催いたします。
ご多忙の時期かと思いますが、ぜひご参加いただきますよう、よろしくお願いいたします。

  • 日時:○月○日(○) ○時~
  • 場所:レストラン○○(最寄駅:JR○○駅 南口徒歩3分)
  • 住所:東京都○○区○○町○-○
  • TEL:○○-○○○-○○○○
  • 会費:4,000円 (当日受付にて)
  • キャンセルに関して:3日前以降のキャンセルにつきましては、会費のご負担をお願いします。

出席の回答は、○月○日までに幹事(総務課:○○:内線○○)まで、ご連絡ください。

以上

 
社外向け懇親会案内のメールや書面の例文

社外向けのメールや書面を作成する場合、必須の記載内容を盛り込むことに加え、「前文は必須」「懇親会参加は強制ではなく、 あくまでお願いする立場であること」「遠方からの参加者も想定し、終了予定時刻を記載すること」を意識しましょう。

拝啓
貴社におかれましては益々ご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。 平素は○○の活動に多大なお力添えを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび当社では、日頃お取り引きいただいている皆様をお招きし、 日頃のご尽力に対するお礼および、皆様とさらなる親睦を深めることを目的とし、 懇親の機会を持つことにいたしました。 ご多用中のところ、恐れ入りますがぜひともご参加くださいますようお願い申し上げます。

敬具

  • 日時:○月○日(○) ○時~
  • 場所:レストラン○○(最寄駅:JR○○駅 南口徒歩3分)
  • 住所:東京都○○区○○町○-○
  • TEL:○○-○○○-○○○○
  • 会費:4,000円 (当日受付にて)
  • キャンセルに関して:3日前以降のキャンセルにつきましては、会費のご負担をお願いします。

お問い合わせ先
株式会社○○
総務課 ○○
TEL:○○-○○○-○○○○

出席のお返事につきましては、お手数をおかけしますが○月○日までに同封の返信用はがきにてお知らせください。

以上

社内向け、社外向けに共通して言えるのは、「わかりやすさを重視すること」です。 開催日や場所など、重要な内容は箇条書きにすると見やすくなります。 社外向けに出す場合は、返信用のハガキや封筒を同封することを忘れないようにしましょう。

プライベートな案内状・メールの例

プライベートな案内状・メールを作成する際も、開催目的と前述の必須事項は必ず入れるようにしましょう。 すでに連絡先を知っている関係やLINEグループを作成済みの関係であれば、LINEやメールを使った案内も有効です。 LINEやメールの場合は、堅苦しい挨拶は抜きにして本題に入っても問題ありません。 PTAやクラス懇親会の集まりに使用できる例文をご紹介します。

懇親会のご案内

拝啓
新緑の候、皆様方にはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
このたび、これからの活動を共にする先生・保護者様との交流を目的とし、懇親会を開催する運びとなりました。
万障お繰り合わせの上、ご参加くださいますようお願い申し上げます。

敬具

  • 日時:○月○日(○) ○時~
  • 場所:レストラン○○(最寄駅:JR○○駅 南口徒歩3分)
  • 住所:東京都○○区○○町○-○
  • TEL:○○-○○○-○○○○
  • 会費:4,000円 (当日受付にて)
  • キャンセルに関して:3日前以降のキャンセルにつきましては、会費のご負担をお願いします。

以上

*出席・欠席にかかわらず、○月○日までに担任の先生に出欠票の提出をお願いします。
*キャンセルの場合は、○月○日までに○○まで(連絡先○○)ご連絡ください。

【コラム】懇親会を欠席する場合の上手な断り方とは?

懇親会の案内状をもらったものの、参加できないケースもあります。その後の関係を考えると、断り方は重要です。 ここでは上手な断り方について、ポイントとともに紹介します。

先に感謝の気持ちを伝える

断る場合も、まずは誘いに対する感謝を述べましょう。 「お誘い、大変うれしく思います」「お誘い、ありがとうございます」「この度はお誘いをいただき、ありがとうございます」といったシンプルな言葉で構いません。 感謝の気持ちを伝えることは、相手への気遣いにもつながります。

曖昧な断り方はしない

はっきり断ることが苦手な方がいるかもしれませんが、曖昧な表現はNGです。 「考えておきます」「悩んでいます」「迷っています」などの言葉では、相手は参加・不参加どちらかわからず、困ってしまいます。 「出席できません」「参加できかねます」と、はっきり断りましょう。

参加できない理由はシンプルに

参加できない理由については、詳しく述べる必要はありません。 「事情により」「先約があり」といった一般的な言葉で十分です。仮に本当の理由だとしても、相手に心配をかけるような言葉は不要です。 「体調不良により」「葬儀により」といった言葉は控えましょう。

謝罪の気持ちを伝える

「せっかくのお誘いですが、申し訳ございません」「お誘いいただいたにも関わらず、申し訳ございません」など、 参加できないことに対する謝罪の言葉を付け加えておくと、より丁寧です。

次の会への参加意欲を示す

今回はやむなく参加できないが、次回は参加したいとの意思がある場合は「またの機会にお会いできたらと思います」 「またお誘いいただけることを心待ちにしております」といった言葉を加えておきます。 逆に、次回も不参加を予定している場合は、参加意欲が感じ取れる文章は書かない方が無難です。

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