【懇親会】これから打ち解けて親しくなる会に

懇親会とは、同じ組織や集団に属している、目的を同じくしているといった共通点がある人たちがより親睦を深めるために行う会を意味します。 例えば、同じ会社の他部署との交流、異業種交流会、PTA会の集まりなども懇親会に含まれます。 「現在はあまり親しくない関係の人たちが、これから打ち解けるための会」と考えるとわかりやすいでしょう。 単に交流するだけでなく、情報交換が目的のこともあります。

【親睦会】企業や組織など、交流をより深めたいときに

親睦会とは、現在すでにある程度の関係性がある状態の人たちが集まり、より交流を深めるために行う会を意味します。 同じ組織や同じ部署に属する人たちや、サークル内のメンバーが集まり行われる飲み会などは、親睦会にあたります。 親睦会は初対面の人同士が集まる会ではないため、催し物や宴会芸などが取り入れられるケースも少なくありません。 懇親会、親睦会ともに、言葉の意味としてはそれほど大きな違いはありません。集まる人たちの関係性や目的に応じて使い分けるとよいでしょう。

【懇談会】テーマについて打ち解けて話し合う場を設けるときに

上記で説明した懇親会、親睦会は、集まる人たちの関係性に違いはあるものの、基本的には交流を目的とした会です。 ただし、「懇談会」の場合は懇親会以上に公的であり、テーマに沿って話し合うことを目的とします。 保護者懇談会や、国や行政のあり方を話し合う会、同じ境遇の人がテーマに基づき集う会などが挙げられます。 ただ、会議や打ち合わせのようなかしこまった雰囲気はなく、承認などを求めることはありません。

案内状を作成するときのマナーと記載すべき内容

ビジネス向け案内状・メールの例

ビジネス向けの案内状・メールを作成する場合も、前述のように「開催目的」「明記すべき内容」を必ず入れましょう。

社内向け懇親会案内のメール例文

社内向けのメールの場合は、「拝啓」から始まる前文を省略しても構いません。

社外向け懇親会案内のメールや書面の例文

社外向けのメールや書面を作成する場合、必須の記載内容を盛り込むことに加え、「前文は必須」「懇親会参加は強制ではなく、 あくまでお願いする立場であること」「遠方からの参加者も想定し、終了予定時刻を記載すること」を意識しましょう。

社内向け、社外向けに共通して言えるのは、「わかりやすさを重視すること」です。 開催日や場所など、重要な内容は箇条書きにすると見やすくなります。 社外向けに出す場合は、返信用のハガキや封筒を同封することを忘れないようにしましょう。

プライベートな案内状・メールの例

プライベートな案内状・メールを作成する際も、開催目的と前述の必須事項は必ず入れるようにしましょう。 すでに連絡先を知っている関係やLINEグループを作成済みの関係であれば、LINEやメールを使った案内も有効です。 LINEやメールの場合は、堅苦しい挨拶は抜きにして本題に入っても問題ありません。 PTAやクラス懇親会の集まりに使用できる例文をご紹介します

【コラム】懇親会を欠席する場合の上手な断り方とは？

懇親会の案内状をもらったものの、参加できないケースもあります。その後の関係を考えると、断り方は重要です。 ここでは上手な断り方について、ポイントとともに紹介します。