企業・団体向けのパーティー・宴会施工実績:年間12,000件

TKPの新型コロナウィルス対策について

パーティー・懇親会のお役立ち情報

「パーティー・懇親会」に関するお役立ち情報を掲載しています。
お困りの際はぜひお役立てください。

懇親会案内メールの書き方とは?
~作成から返信のマナーまで詳しく解説~

3.内定者懇親会の案内メールはどう対応すべき?

懇親会のマナーは学生の方も知っていたほうがいいでしょう。なぜなら、会社の内定をもらうと内定者懇親会に招かれることがあるからです。

内定者懇親会は何をする?

会社によっては内定者を対象に懇親会を催します。これは内定者同士や、内定者と先輩社員が親睦を図るためのものです。具体的には食事会などを開きながら、お互いの自己紹介、そして交流が行われます。 職場見学や研修、グループワーク、入社までに必要な準備についての案内がある場合もあります。

参加に関しては一般的には強制ではありませんが、入社前に先輩や同僚となる内定者同士で親睦を深め、お互いを知っておくことができるなどのメリットがあります。会社にも自分自身をより知ってもらうきっかけとなります。

ただし、内定者懇親会での振る舞いが大人としてのマナーから逸脱していると、社会人になる準備ができていないと見られ、評価が下がる可能性があるので注意しましょう。

企業との連絡はメールが一般的?内定者懇親会の案内メールの返信方法

企業とのやりとりはメールで行うのが一般的となっており、懇親会の案内と返信もメールで行うことが多くなっています。返信はできるだけ速やかに行い、 万一、遅れてしまった場合にはなぜ遅れたかを簡潔に明記し、謝罪の一文を冒頭に入れます 。また返信は、会社の営業時間内にするようにします。

ただしすべてのメールに対して必ずしも返信する必要はなく、例えば出欠の回答に関するお礼メールには返信は不要です。

タイトルは変えずに「Re:」で返信すると、人事担当者に何に対する返信なのかがすぐにわかってもらえます。人事担当者は複数のメールを受け取るためメールボックスが煩雑になりやすいことから、 わかりやすいタイトルで返信するのもポイントです。

以下、内定者懇親会の案内メールへの返信の例文を紹介します。同じ文面にする必要はありませんが、ぜひ、参考にしてください

返信メール例(参加の場合)
Re:内定者懇親会のご連絡

●×株式会社
●●部 ○○様

お世話になっております。
○○大学・□□学部の〇〇〇〇と申します。
内定者懇親会のご案内をいただき、ありがとうございます。
ぜひとも、参加させていただきたく存じます。
集合場所など承知いたしました。
皆様とお会いできる日を心待ちにしております。
当日、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 〇〇部
〇〇〇〇(氏名)
電話番号:000‐0000‐0000
メールアドレス:aaaaa@bbb.com
返信メール例(参加の場合)
Re:内定者懇親会のご連絡

●×株式会社
●●部 ○○様

お世話になっております。
○○大学・□□学部の〇〇〇〇と申します。
内定者懇親会のご案内をいただき、ありがとうございます。
残念ですが、〇月〇日は所用があり、伺うことができません。
せっかくご案内いただきましたのに、大変申し訳ありません。
また、機会がございましたら、ぜひとも参加させていただければと存じます。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 〇〇部
〇〇〇〇(氏名)
電話番号:000‐0000‐0000
メールアドレス:aaaaa@bbb.com
返信メール例(まだ予定がわからない場合)
Re:内定者懇親会のご連絡

●×株式会社
●●部 ○○様

お世話になっております。
○○大学・□□学部の〇〇〇〇と申します。
その日は別の予定が入っておりましたが、ただいま、時間を変更できないか調整をしております。
残念ですが、〇月〇日は所用があり、伺うことができません。
そのため、〇月〇日までお返事するのが難しいのですが〇月〇日まで、お待ちいただくことは可能でしょうか。
ご多忙のところお手数をおかけいたしますが、何卒、よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 〇〇部
〇〇〇〇(氏名)
電話番号:000‐0000‐0000
メールアドレス:aaaaa@bbb.com

また、懇親会に参加した後は、担当者にお礼のメールを送ることも忘れないようにしましょう。

お礼メール例
内定者懇親会のお礼(〇〇大学 氏名)

●×株式会社
●●部 ○○様

お世話になっております。
先日は内定者懇親会に参加させていただきありがとうございました。
先輩方や同期など、多くの方と交流ができ、親睦を深めることができました。
また〇〇様より、社会人としての心構えや体験談などを伺うことができ、入社後に向けたイメージを持つことができました。
今後とも、ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 〇〇部
〇〇〇〇(氏名)
電話番号:000‐0000‐0000
メールアドレス:aaaaa@bbb.com

LINEでの返信の仕方

最近は企業でもSNS、とくにLINEを内定者にフォローする際のツールとして使うことが多く見られます。
メールとの相違点や注意点としては次のようなものが挙げられます。

  • LINEといえばスタンプでのやり取りが魅力ですが、スタンプは遊び気分と受け取られてしまう可能性があるので避けるようにします。
  • メールのようなタイトルがない分、すぐに内容を把握できるように、文章を簡潔にわかりやすくすることを心掛けます。
  • グループ機能があるので、人事担当者とのやり取りだけではなく、内定者懇親会で親しくなった仲間とグループトークをするのにも適しています。
    入社日までに親交を温めるとともに、新しい職場に関する情報交換をすることで、入社の準備をすることができます。
  • 既読無視は相手に気をもませてしまうので、速やかに返信をするか、返信が難しい状況の時には既読にならないように注意しましょう。
  • プロフィールについては人事担当者が複数の内定者とやり取りをすることを考えて、名前なども含めできるだけ相手にわかりやすいようにしておくようにします。

また、メールと同様に注意しなくてはいけない点としては以下のようなものがあります。

  • 案内が来たらすぐに返信をすることを心掛けます。遅れてしまった場合には、謝罪の一文を冒頭に入れます。
  • 懇親会後のお礼は速やかに送ります。翌日中までに送るのが望ましいでしょう。

以上をふまえ、内定者懇親会の案内メールへの返信の例文を紹介します。

参加する場合
参加未定の場合
欠席の場合

内定者懇親会の直前で出席をキャンセルしたいときは?

懇親会に出席すると返信したにも関わらず、体調不良などで急にキャンセルしなくてはいけない場合もあります。

その際のメールにはおわびの言葉を添えるとともに、残念であるという気持ちも含めるようにします。たとえば「とても残念ですが」「ご準備いただいていたにも関わらず」などの言葉を入れるのがおすすめです。 前日までならばメールで連絡をするようにしますが、当日は電話をするのがいいでしょう。

Re:内定者懇親会のご案内

〇×株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。
○○大学・□□学部の〇〇〇〇と申します。
先日ご案内いただき、参加のご返信をしておりました〇月〇日の内定者懇親会ですが、 体調不良により、急きょ参加することができなくなりました。
ご準備をいただいていたにも関わらず直前に参加ができなくなり、大変申し訳ありません。
またの機会がございましたら、ぜひ参加させていただきたいと存じます。
何卒、よろしくお願いします。

〇〇大学 〇〇部
〇〇〇〇(氏名)
電話番号:000‐0000‐0000
メールアドレス:aaaaa@bbb.com

まとめ

最近では懇親会の案内も、案内への返事もメールで行うことが多くなっています。メールを送る際には相手への感謝の気持ちを込め、TPOに合わせるようにしましょう。

幹事が出す案内状では

  • 懇親会の意味や目的
  • 開催日時、場所、会費の集め方、出欠の締め切り、キャンセル規定

を必ず明記します。

案内状を受け取った場合は、期日までに出欠に関する回答を返信します。 また、懇親会に参加した場合には、お礼のメールは当日または翌日中にします。 学生の場合でも内定者懇親会に参加する場合がありますが、社会人への第一歩と思いビジネスマナーにのっとったメールのやり取りを心がけます。
社内のコミュニケーションや、社外の人との人脈づくり、そして内定者と先輩との関係づくりのためにも懇親会は大切な機会です。素敵な懇親会が実現できるように、TKPパーティ・懇親会ネット では、懇親会の会場手配から料理、必要な備品にいたるまでワンストップのサービスを提供しております。お気軽にお問合せください。