案内メール作成の3つのポイント

懇親会の案内状を作成・発信するにあたり、大切なポイントは以下の3つです。わかりやすく、返事しやすいメールを心がけます。

1．案内状は2週間以上前に出す

急なお誘いでは参加をしたくても、すでに予定が入ってしまっている可能性があります。相手がスケジュールを調整しやすいように、1〜２カ月前には案内状を出すのがベストです。遅くとも2週間以上前には出したいところです。

2．懇親会の目的を明確にすること

開催する懇親会の趣旨・目的をはっきりさせると、参加しやすくなります。「参加者同士の交流や情報交換の場としたい」、「日頃の労をねぎらいたい」などの具体な内容を書くといいでしょう。

3．必要事項を忘れずに記載

開催日時、開催場所（地図やGoogleマップのURLなどもあると親切）、会費（金額に加え、当日の集金か、事前の集金かなど集め方も記載）、出欠の締め切り、キャンセル規定、問い合わせ先（幹事の連絡先）の明記は忘れないようにします。

【ケース1】社内・社外向け案内メール

では実際にどのようなメールを出せば良いでしょうか。社内向け、社外向けでは若干、前文などの内容が異なってきますので、注意が必要です。

【ケース2】プライベートな案内メール

親しい仲間内であれば、開催場所などの必要事項が明記されていれば問題はありません。LINEでつながっている間柄であれば、参加者専用のグループを作り連絡を取り合うのも有効な手段です。

一方、プライベートでもPTAやクラス懇親会の集まりなどの場合には、多少、あらたまった表現が求められます。拝啓からはじまり、時候の挨拶、懇親会の目的、そして、ぜひ参加してほしいという気持ちを、 簡潔ながらも丁寧な言葉で盛り込むのがおすすめです。

プライベートな案内メールの例文は【懇親会のマナー】親睦会との違いは？案内状の作成～お礼まで詳しく解説で紹介していますので、ご参照ください。

懇親会前：出欠確認返信メールの書き方

返信メールの場合、社外の人向けでも文章の出だしは、「お世話になっております。」など、通常のビジネスマナーにのっとったもので大丈夫です。社内の人向けでは「おつかれさまです」といった出だしで問題ありません。 また、必ず案内メールへのお礼を添えます。

出欠の回答については、案内の指示にある通りに期日厳守で行うようにします。幹事は会場の準備の都合があるためはっきり知りたいと考えているので、曖昧な表現はせずしっかりと意思を伝えましょう。 参加できない場合にも簡潔に伝えるようにし、プライベートな用事の場合には「諸事情により」などと返信します。

懇親会後：お礼メールを送るタイミングと書き方

懇親会に参加したら、準備をしてくれた幹事への感謝を込めて、お礼のメールを送ると好印象です。大切なのはタイミングで、理想は翌日の朝までに、遅くとも翌日中には送りましょう。

万一、お礼のメールを送るのが遅れてしまった場合も言い訳は避け、挨拶の直後に、「ご連絡が遅くなり、申し訳ございません」など、謝罪をひとこと入れるようにします。

宛名と挨拶の後には、懇親会に対するお礼を伝えます。できれば定型文だけではなく、具体的なエピソードを簡潔に盛り込むといいでしょう。

お礼の書き方の例文は【懇親会のマナー】親睦会との違いは？案内状の作成～お礼まで詳しく解説をご参照ください。