懇親会案内メールの書き方とは。
作成から返信のマナーまで詳しく解説

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社会人になると参加の機会が増えるのが「懇親会」です。 社内・部署内の懇親会もあれば、社外の取引相手との懇親会もあります。

その際、連絡の手段となるのがメールですが、マナーを知らずに失礼な文面で送ってしまうのは避けたいところです。また、詳細が分かりづらいメールを送ってしまったために相手にうまく伝わらず、思ったように参加者が集まらない場合もあります。 そこで今回は懇親会を招く側と、招かれる側の双方の、メールの書き方やメールを送るタイミングなどを紹介します。

1. 懇親会のお誘いメールの書き方

案内メール作成の3つのポイント

懇親会の案内状を作成・発信するにあたり、大切なポイントは以下の3つです。わかりやすく、返事しやすいメールを心がけます。

1.案内状は2週間以上前に出す

急なお誘いでは参加をしたくても、すでに予定が入ってしまっている可能性があります。相手がスケジュールを調整しやすいように、1〜2カ月前には案内状を出すのがベストです。遅くとも2週間以上前には出したいところです。

2.懇親会の目的を明確にすること

開催する懇親会の趣旨・目的をはっきりさせると、参加しやすくなります。「参加者同士の交流や情報交換の場としたい」、「日頃の労をねぎらいたい」などの具体な内容を書くといいでしょう。

3.必要事項を忘れずに記載

開催日時、開催場所(地図やGoogleマップのURLなどもあると親切)、会費(金額に加え、当日の集金か、事前の集金かなど集め方も記載)、出欠の締め切り、キャンセル規定、問い合わせ先(幹事の連絡先)の明記は忘れないようにします。

【ケース1】社内・社外向け案内メール

では実際にどのようなメールを出せば良いでしょうか。社内向け、社外向けでは若干、前文などの内容が異なってきますので、注意が必要です。

社外向け懇親会案内メールのポイント

社外向けのメールの場合、「拝啓」から始め、挨拶を書きます。そして上記の3で紹介しているような必須事項をわかりやすく書き、結びの文を添えます。「懇親会参加は強制ではなく、お願いである」という気持ちを込めると良いでしょう。 社外の方を招くとなると遠方からの参加者も想定されるため、終了予定時刻も記載します。

社内向け懇親会案内メールのポイント

社内向けのメールの場合は、「拝啓」から始まる前文を省略しても構いません。 「日々の業務、お疲れ様です。」のような通常の社内メールでの挨拶から始まり、「新年度を迎え、新たな気持ちで業務に取り組まれていることと思います。」など、時候の挨拶や、ねぎらいの言葉などを入れつつ、本題に入ります。

懇親会の案内メールの例文は【懇親会のマナー】親睦会との違いは?案内状の作成~お礼まで詳しく解説で 紹介していますので、ご参照ください。

【ケース2】プライベートな案内メール

親しい仲間内であれば、開催場所などの必要事項が明記されていれば問題はありません。LINEでつながっている間柄であれば、参加者専用のグループを作り連絡を取り合うのも有効な手段です。

一方、プライベートでもPTAやクラス懇親会の集まりなどの場合には、多少、あらたまった表現が求められます。拝啓からはじまり、時候の挨拶、懇親会の目的、そして、ぜひ参加してほしいという気持ちを、 簡潔ながらも丁寧な言葉で盛り込むのがおすすめです。

プライベートな案内メールの例文は【懇親会のマナー】親睦会との違いは?案内状の作成~お礼まで詳しく解説 で紹介していますので、ご参照ください。

2.懇親会の案内メールを受け取ったら?返信やお礼メールの書き方

案内メールを受信したら、できるだけ速やかに返信をしましょう。案内メールに書かれているルールを守り、指定の期限までに返信することを心掛けます。

懇親会前:出欠確認返信メールの書き方

返信メールの場合、社外の人向けでも文章の出だしは、「お世話になっております。」など、通常のビジネスマナーにのっとったもので大丈夫です。社内の人向けでは「おつかれさまです」といった出だしで問題ありません。 また、必ず案内メールへのお礼を添えます。

出欠の回答については、案内の指示にある通りに期日厳守で行うようにします。幹事は会場の準備の都合があるためはっきり知りたいと考えているので、曖昧な表現はせずしっかりと意思を伝えましょう。 参加できない場合にも簡潔に伝えるようにし、プライベートな用事の場合には「諸事情により」などと返信します。

社外から招かれた場合の返信メール例(参加の場合)

Re:懇親会のお誘い

〇×株式会社
〇〇部 〇〇様

お世話になっております。この度は懇親会にご招待いただき、誠にありがとうございます。
ぜひとも参加させていただければと存じます。久々にお会いできること、楽しみにしております。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社 〇〇部
電話番号:000‐0000‐0000
メールアドレス:aaaaa@bbb.com

社外から招かれた場合の返信メール例(不参加の場合)

Re:懇親会のお誘い

〇×株式会社
〇〇部 〇〇様

お世話になっております。この度は懇親会にご招待いただき、誠にありがとうございます。
懇親会のある〇月〇日ですが残念ながら所用があり、参加することがかないません。
せっかくのお誘いにも関わらず、大変申し訳ありません。また、機会がございましたら、ぜひとも参加させていただければと存じます。
何卒、よろしくお願いします。

〇〇株式会社 〇〇部
電話番号:000‐0000‐0000
メールアドレス:aaaaa@bbb.com

社内から招かれた場合の返信メール例(参加の場合)

Re:懇親会のお誘い

〇〇さん

お疲れさまです。懇親会のご案内をお送りいただき、ありがとうございます。
ぜひとも参加させていただきます。
また、お手伝いできることありましたら、なんでもお声をかけてください。
よろしくお願いします。

〇〇部
〇〇〇〇(氏名)
電話番号:000‐0000‐0000
メールアドレス:aaaaa@bbb.com

社内から招かれた場合の返信メール例(不参加の場合)

Re:懇親会のお誘い

〇〇さん

お疲れさまです。懇親会のご案内をお送りいただき、ありがとうございます。
懇親会のある〇月〇ですがあいにく所用があり、欠席とさせていただきます。
せっかくのお誘いにも関わらず、大変申し訳ありません。
次回はぜひとも参加したく思っております。よろしくお願いします。

〇〇部
〇〇〇〇(氏名)
電話番号:000‐0000‐0000
メールアドレス:aaaaa@bbb.com

プライベートで招かれた場合の返信メール例(参加の場合)

Re:PTA懇親会の出欠確認

〇〇中学校 〇年〇組
PTA幹事 〇〇様

この度はPTA懇親会のご連絡をいただきありがとうございます。
ぜひとも参加させていただきます。
準備など、お手伝いができることがあればお声を掛けてください。
どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇〇〇(署名)

プライベート招かれた場合の返信メール例(不参加の場合)

Re:PTA懇親会の出欠確認

〇〇中学校 〇年〇組
PTA幹事 〇〇様

この度はPTA懇親会のご連絡をいただきありがとうございます。
とても残念ですが、その日は実家の法事があり参加できません。
お誘いいただいたのに申し訳ありません。
お誘いいただいたのに申し訳ありません。
どうぞよろしくお願い致します。

〇〇〇〇(署名)

懇親会後:お礼メールを送るタイミングと書き方

懇親会に参加したら、準備をしてくれた幹事への感謝を込めて、お礼のメールを送ると好印象です。大切なのはタイミングで、理想は翌日の朝までに、遅くとも翌日中には送りましょう。

万一、お礼のメールを送るのが遅れてしまった場合も言い訳は避け、挨拶の直後に、「ご連絡が遅くなり、申し訳ございません」など、謝罪をひとこと入れるようにします。

宛名と挨拶の後には、懇親会に対するお礼を伝えます。できれば定型文だけではなく、具体的なエピソードを簡潔に盛り込むといいでしょう。

お礼の書き方の例文は【懇親会のマナー】親睦会との違いは?案内状の作成~お礼まで詳しく解説をご参照ください。

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